7 Kesalahan yang Sering Terjadi Saat Membuat Sistem Informasi

Membuat sistem informasi kelihatannya sederhana.

Ada database, ada halaman login, ada dashboard, ada form input, lalu tinggal coding sampai selesai.

Tapi ketika sudah benar-benar mengerjakan project, biasanya baru kelihatan bahwa bagian tersulitnya bukan coding.

Masalah justru sering muncul dari kebutuhan yang belum jelas, alur kerja yang berubah-ubah, sampai fitur yang ternyata tidak pernah digunakan.

Berikut beberapa kesalahan yang cukup sering terjadi ketika membuat sistem informasi.

1. Langsung Coding Sebelum Memahami Masalah

Ini mungkin yang paling sering terjadi.

Ada permintaan:

“Kita butuh aplikasi untuk mengelola data pegawai.”

Developer langsung membuat database, login, dashboard, dan CRUD.

Padahal belum tentu itu solusi yang sebenarnya dibutuhkan.

Sebelum menulis kode, seharusnya kita memahami dulu:

• Siapa yang akan menggunakan sistem?

• Data apa yang dikelola?

• Bagaimana prosesnya sekarang?

• Bagian mana yang paling merepotkan?

• Siapa yang melakukan approval?

• Output apa yang dibutuhkan?

Karena kalau masalahnya belum jelas, kita bisa saja berhasil membuat aplikasi yang secara teknis bagus, tetapi tidak menyelesaikan masalah penggunanya.

2. Semua Fitur Ingin Dibuat Sekaligus

“Sekalian tambahin ini.”

Kalimat sederhana yang bisa membuat project bertambah beberapa minggu.

Awalnya sistem hanya membutuhkan:

Login
Data User
Data Transaksi
Laporan

Kemudian berkembang menjadi:

Notifikasi
Export Excel
Import Excel
WhatsApp
Dashboard
Mobile App
Payment Gateway
AI
Multi-Cabang

Semua terlihat menarik.

Masalahnya, belum tentu semuanya dibutuhkan sejak awal.

Lebih masuk akal menentukan fitur inti terlebih dahulu, membuat versi awal yang bisa digunakan, lalu mengembangkan fitur berdasarkan kebutuhan nyata.

Daripada punya 30 fitur yang setengah matang, lebih baik punya 5 fitur yang benar-benar digunakan.

3. Tidak Melibatkan Pengguna yang Akan Memakai Sistem

Developer bisa memahami requirement dari dokumen.

Tapi pengguna di lapangan bisa punya cerita yang berbeda.

Misalnya sebuah sistem memiliki alur:

Input Data
↓
Verifikasi
↓
Approval
↓
Selesai

Secara teori terlihat masuk akal.

Tapi setelah digunakan ternyata staf harus membuka tiga halaman berbeda hanya untuk menyelesaikan satu pekerjaan.

Masalah seperti ini biasanya baru kelihatan kalau pengguna dilibatkan sejak awal.

Karena itu, feedback dari user bukan sesuatu yang diberikan setelah aplikasi selesai.

Lebih baik feedback sudah diberikan ketika proses desain dan pengembangan masih berlangsung.

4. Database Dibuat Mengikuti Tampilan

Ini kesalahan yang mungkin tidak langsung terasa.

Developer membuat halaman terlebih dahulu, kemudian database disesuaikan dengan tampilan tersebut.

Padahal database seharusnya dirancang berdasarkan data dan hubungan antar data, bukan hanya berdasarkan apa yang terlihat di halaman.

Contohnya ada data:

Pelanggan
Pesanan
Produk
Pembayaran

Kita perlu memahami hubungan antar data tersebut sebelum menentukan struktur tabel.

Kalau desain database dari awal sudah berantakan, biasanya masalahnya ikut terbawa ke query, laporan, API, bahkan fitur-fitur baru.

UI bisa berubah berkali-kali. Data dan struktur sistem perlu dipikirkan lebih matang.

5. Tidak Memikirkan Hak Akses Dari Awal

Sistem informasi biasanya digunakan oleh lebih dari satu jenis pengguna.

Misalnya:

Admin
Operator
Supervisor
Pimpinan

Masing-masing tentu tidak harus bisa melakukan hal yang sama.

Admin mungkin bisa mengelola data.

Operator hanya bisa memasukkan data.

Supervisor melakukan verifikasi.

Pimpinan hanya melihat laporan.

Kalau role dan permission baru dipikirkan setelah sebagian besar aplikasi selesai dibuat, proses pengembangannya bisa menjadi lebih rumit.

Karena itu, siapa boleh melakukan apa sebaiknya sudah dipikirkan sejak awal.

6. Tidak Menyiapkan Sistem untuk Perubahan

Kebutuhan bisnis hampir pasti berubah.

Hari ini sistem hanya memiliki satu jenis laporan.

Beberapa bulan kemudian muncul kebutuhan laporan baru. Hari ini hanya ada satu cabang. Tahun depan perusahaan membuka cabang kedua.

Hari ini approval hanya dilakukan satu orang. Besok prosesnya membutuhkan dua tingkat approval.

Kalau aplikasi dibuat terlalu kaku, setiap perubahan kecil bisa membutuhkan perubahan besar pada sistem.

Bukan berarti kita harus membuat sistem yang super kompleks sejak awal. Justru sebaliknya.

Buat fondasi yang cukup fleksibel, tetapi tetap sederhana untuk kebutuhan saat ini.

Jangan membangun gedung 20 lantai ketika kebutuhan kita baru satu lantai. Tapi fondasinya jangan dibuat seperti gubuk.

7. Menganggap Project Sudah Selesai Setelah Bisa Digunakan

Aplikasi sudah online. User sudah bisa login.

Berarti selesai? Belum tentu.

Setelah sistem digunakan, masih ada banyak hal yang perlu diperhatikan:

• Apakah performanya tetap baik ketika data bertambah?

• Apakah ada backup database?

• Bagaimana jika terjadi error?

• Apakah aktivitas pengguna tercatat?

• Apakah keamanan sistem sudah diperhatikan?

• Bagaimana proses maintenance?

• Siapa yang menangani ketika ada masalah?

Software bukan produk sekali jadi.

Setelah digunakan, sistem akan terus berhadapan dengan data baru, pengguna baru, kebutuhan baru, dan berbagai kondisi yang sebelumnya mungkin tidak terpikirkan.

Karena itu, maintenance dan pengembangan lanjutan sebaiknya sudah menjadi bagian dari perencanaan project, bukan sesuatu yang baru dipikirkan ketika aplikasi bermasalah.

Jadi, Apa yang Membuat Sistem Informasi Bisa Berjalan dengan Baik?

Tidak ada satu teknologi yang otomatis membuat sebuah sistem berhasil.

Laravel, React, Vue, Flutter, MySQL, PostgreSQL, atau teknologi lainnya hanyalah tools.

Yang lebih penting adalah bagaimana proses pengembangannya dilakukan.

Mulai dari memahami masalah, menentukan kebutuhan, merancang alur, melibatkan pengguna, membangun sistem secara bertahap, sampai memastikan sistem tetap bisa dirawat setelah digunakan. Karena pada akhirnya, sistem informasi yang bagus bukan yang punya fitur paling banyak.

Tapi yang bisa membantu orang bekerja dengan lebih mudah.

Punya Kebutuhan Sistem untuk Bisnis?

Setiap bisnis punya proses kerja yang berbeda. Karena itu, solusi software yang cocok untuk satu perusahaan belum tentu cocok untuk perusahaan lainnya.

PT Notocoding Cipta Karya membantu bisnis dan organisasi merancang serta mengembangkan solusi digital sesuai kebutuhan, mulai dari sistem informasi, aplikasi internal, dashboard, hingga pengembangan software custom.

Kalau saat ini proses bisnis masih banyak dilakukan secara manual atau software yang digunakan sudah mulai terasa terbatas, mungkin sudah waktunya melihat kembali kebutuhan sistemnya.

Punya ide atau kebutuhan software? Mari diskusikan bersama PT Notocoding Cipta Karya.